Hướng dẫn sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử

1. Hướng dẫn cài đặt và nhập thông tin ban đầu

Đề sửa dụng phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử đầu tiên bạn phải tải và cài đặt phần mềm, việc tải và cài đặt phần mềm này khá đơn giản và hoàn toàn tự động. Bạn tải phần mền tại công thổng tin chính thức của bảo hiểm. Sau khi tải về bạn click chuột phải chọn Run as administrator và phần mềm sẽ tự cài đặt.

Cài đặt hoàn tất sẽ có một biểu tượng của phần mềm xuất hiện trên màn hình destop. Bạn click vào biểu tượng và nhập mã số thuế và mã số đơn vị do bảo hiểm cấp vào phần mềm bảo hiểm xã hội. Phần mềm sẽ hiện lên bảng yêu cầu điền thông tin như sau :

Bạn nhập thông tin theo yêu cầu của bảng, những trường có dấu sao màu đỏ là trường bắt buộc phải nhập, còn các trường khác thì tuỳ ý bạn nhưng chúng tôi khuyên rằng bạn nên điền đầy đủ thông tin để bảo hiểm xã hội có thể liên lạc khi cần thiết.

Những thông tin này sẽ được ghi trên hồ sơ của bạn, vì vậy bạn phải điền thật chính xác.

2. Quản lý lao động

Phần mền sẽ giúp bạn quản lý luôn số lượng lao động trong đơn vị mình bao gồm các thông tin như : thông tin cá nhân của người lao động, thông tin về quá trình đóng bảo hiểm...

Trong phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử tap quản lý lao động ta có 3 tap quản lý như sau :

- Danh mục đơn vị phòng ban: tại đây bạn tạo mã cho các phòng ban có trong công ty bạn

- Mục thêm mới lao động khi nhân sự phát sinh thêm: Tại mục này khi bạn click vào thì sẽ xuất hiện các bảng thông tin của nhân sự mới. Các thông tin này sẽ chuyển sang hồ sơ của nhân viên khi bạn nộp bảo hiểm do đó thông tin cần chính xác tuyệt đối.

+ Ngoài ra trong mục này bạn sẽ phải nhập các thông tin khác như : Thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, diễn giải TK1-TS trường hợp người lao động đóng bảo hiểm nhưng chưa có sổ và cuối cùng là thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm như mức lương đóng, tỉ lệ đóng, thời gian đóng từ ngày đến ngày…Sau khi nhập xong các thông tin này bạn phải click vào “ghi” để ghi lại các dự liệu. Nếu muốn ghi thêm thông tin người mới thì bạn click vào nút “ thêm mới”.

+ Mục danh sách những lao đông hiện có : Khi bạn đã nhập đầy đủ các thông tin trên thì click vào mục danh sách những lao động hiện có trong phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử thì bạn sẽ thấy toàn bộ danh sách những lao động mà bạn đã nhập thông tin trước đây.

- Ngoài ra bạn có thể nhập danh sách các lao động của bạn thông qua excel được nhập từ trước đó trong tap danh sách lao động. Biểu mẫu bảng excel sẽ được sử dụng thống nhất mẫu phù hợp được tải trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử.

3. Lập và quản lý hồ sơ

Để lập hồ sơ mới bạn click vào nút “ tạo hồ sơ” màn hình sẽ hiển thị như dưới đây và bạn chỉ cần chọn nghiệp vụ và chọn người lao động tiếp đến là lập hồ sơ và ký nộp.

- Việc chọn nghiệp vụ thì được hiển thị ngay góc trái màn hình và bạn chỉ cần click và “chọn” và tự động nghiệp vụ bạn muốn sẽ chuyển sang trường ở giữa.

- Tiếp theo bạn click vào B2.CHỌN NGƯỜI LAO ĐÔNG tại đây sẽ xuất hiện hộp thoại danh sách người lao động bạn tìm lao động phù hợp với nghiệp vụ mình đang làm và tại ô “ phương án” bạn click vào đó sẽ có các lựa chọn, bạn chon phương án phù hợp với người lao động. Sau khi chọn xong thông tin người lạo động sẽ được chuyển ra màn hình chính.

- Tiếp đến bạn click vào B3.LẬP HỒ SƠ tại đây bạn chọn kỳ kê khai. Sau khi chọn xong kỳ kê khai phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử sẽ hiện lên “ Phiếu giao nhận hồ sơ” tại đây bạn chọn nghiệp vụ mình cần nộp tích vào trường đó và xem lại danh sách nhân viên mình cần nộp hồ sơ nếu cần bổ sung thì quay lại Bước 2.

+ Trên góc trên cùng bên trái có nút chọn lấy số hồ sơ, nếu bạn không tích vào đây thì chương trình cũng sẽ tự động lấy cho bạn

- Cuối cùng bạn cần làm là ký hồ sơ và nộp điện tử, bạn click vào B4. KÝ VÀ NỘP HỒ SƠ với bước ký bạn làm chỉ cần tích vào “ ký điện tử” bên góc dưới bên trái và cắm token như bình thường giống khi ký các hồ sơ thuế. Sau khi ký ấn nút chọn “ Nộp hồ sơ” phần mền sẽ kết xuất ra file xml và tiến hành nộp hồ sơ trên trang chủ của bảo hiểm xã hội.

Bài viết trên đây hy vọng đã giải quyết được một phần thắc mắc của bạn về việc sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử. Với các doanh nghiệp mới bắt đầu xây dựng hệ thống nhân viên và thực hiện đóng bảo hiểm theo luật thì việc sử dụng dịch vụ bảo hiểm xã hội để thực hiện các bước đầu tiên là rất quan trọng. Chỉ với từ 1.300.000đ cho việc lập hồ sơ đầu tiên và giải trình để doanh nghiệp khỏi bị truy thu và 400.000/ tháng doanh nghiệp bạn có thể hoàn toàn yên tâm về bảo hiểm xã hội.

Kế toán Sài Gòn